18 dicas práticas para ser mais produtiva como freelancer​

Se tempo é dinheiro, ser produtiva se torna muito importante!

 

A produtividade é simplesmente fazer mais (e melhor) em menos tempo. Quando você consegue terminar um projeto/tarefa na metade do prazo, tem mais tempo para a família/amigos e para realizar outros projetos sem necessariamente ter que trabalhar mais horas. O grande problema é que as pessoas começaram a tratar esse conceito de uma maneira desconectada do resto das suas vidas e acreditam fortemente que podem melhorar essa habilidade apenas com algum aplicativo.

Quando você é freelancer, isso pode se tornar ainda mais desafiador pelo fato de ter mais liberdade. Você é a sua própria chefe e ninguém vai reclamar se fizer uma pausa a cada 15 minutos. Porém, toda essa liberdade pode causar a procrastinação e uma crise de ansiedade se ficar pensando em todas as coisas que ainda tem que fazer. 

Eu lido com a procrastinação diariamente e foi por isso que trouxe aqui algumas dicas. A maior parte delas pode parecer senso comum; no entanto, o senso comum definitivamente não é uma prática comum e é por isso que muitas pessoas lutam tanto para aumentar a produtividade. Por isso, leia e aplique essas 18 dicas práticas para mudar de  hábitos e ser uma pessoa mais produtiva:

1. Pare de se sabotar

Você pode considerar todos os fatores externos do porque de não conseguir ser mais produtiva e apontar o dedo para tudo e todos, menos para si mesma. Quantas desculpas você dá por dia? “Não pude fazer isso porque… ou não tenho tempo para realizar isso porque…”. Algumas desculpas poderão ser válidas, mas acredito firmemente que mais de 80% das vezes não são reais.

2. Cuide da sua saúde

O seu corpo é o veículo para a sua produtividade. Vai ficar muito difícil trabalhar por horas sentada se tiver um problema na coluna. A qualidade do seu trabalho não será a mesma se ficar se sentindo sempre cansada, doente, ansiosa, sem energia e disposição. Por isso:

2.1 Controle o que come e beba bastante água

A digestão dos alimentos demanda energia do corpo. Quanto mais energia ele consome, menos produtiva você será. Ou seja, comidas que sobrecarregam o seu corpo vão afetar diretamente a sua produtividade. A falta de hidratação afeta o emocional constantemente. Quando você fica desidratada, o sangue engrossa e o coração a começa a bombear com dificuldade, o que te faz sentir cansada mais rápido (Deixe uma garrafa (grande) cheia de água na sua mesa de trabalho e se comprometa a beber tudo, todos os dias).

2.2 Faça exercícios físicos e durma bem

Os exercícios alteram a forma como o cérebro funciona, aliviam a ansiedade, melhoram a disposição e energia. Também aumentam o fluxo sanguíneo. Por isso, você fica menos ansiosa, mais focada e mais capaz de lidar com o estresse. Para dormir bem evite beber café e usar o celular antes de dormir. 

3. Não seja multi-tarefas (e agrupe tarefas semelhantes)

Sério! Ficar alternando entre uma tarefa e outra não funciona. Foque numa coisa de cada vez, coloque a sua energia naquilo e preste bastante atenção. Mudar de atividades com frequência consome muita energia do cérebro e nos deixa cansada. Ao ser “multi-tarefas” você não está sendo mais produtiva, está apenas deslizando sobre as tarefas de forma superficial (os momentos de “inicia uma tarefa, para, abre uma pasta e fecha outra…” Todos esses pequenos momentos se somam e acabam com a concentração). A solução para isso é agrupar tarefas parecidas. Não responda apenas um e-mail, responda todos e só volte a verificar depois de algumas horas ou no dia seguinte.

4. Mude a forma como fala (com os outros e com você mesma)

A maneira como você se trata, dentro dos seus próprios pensamentos, importa muito. Veja: Qual dos pensamentos abaixo é o de uma pessoa produtiva?

1. “Ah não, tenho muito o que fazer. O que vou fazer primeiro? Estou tão ansiosa. Não consigo pensar direito. Queria isso, precisava daquilo… 

2. Eu preciso fazer X e Y. Qual a melhor maneira de realizar tudo? O que está me causando ansiedade? O que posso fazer para melhorar considerando as circunstâncias atuais?

As palavras e frases que usa atuam imediatamente sobre você, fazendo se sentir melhor ou mais ansiosa.

5. Identifique os momentos em que é mais produtiva e aprenda a gerir o seu tempo

Alguns de nós são pessoas da manhã, outros corujas da noite. Todos temos momentos em que somos mais e menos produtivos. Para identificar os seus padrões, perceba como trabalha de manhã/tarde/noite. Acompanhe a sua eficiência e identifique quais são os seus hábitos de tecnologia (quando verifica o seu e-mail e até com que frequência usa as redes sociais). Isso pode te ajudar a entender os seus hábitos e a hora do dia que trabalha com melhor desempenho. Lembre-se que a “gestão do tempo” é o suporte da produtividade. Eles andam de mãos dadas (falarei mais sobre isso em outro artigo).

6. Pare, reflita, analise

Quando você é freelancer, precisa dar um passo atrás e ver o que está funcionando, o que não está, o que precisa ser priorizado e o que deve ser alterado. Separar um tempo para revisões e análises otimizam o seu trabalho no futuro.

7. Tenha um bom ambiente de trabalho e seja organizada

Para mim, é muito fácil perder o foco trabalhando em casa ou num Café porque estou cercada de distrações. A bagunça também gera estresse. Trabalhe num ambiente organizado, confortável, limpo e silencioso (ou com sons estimulantes que ajudam na concentração e relaxamento. Nno Spotify existem diversas playlists para isso). Além disso, se você trabalha sentada por muitas horas, certifique-se que tem uma cadeira confortável, uma iluminação adequada e um monitor na altura dos olhos.

É importante também sair de casa, trabalhar em ambientes criativos (coworking) e onde possa estar mais concentrada (e claro, conhecer pessoas e projetos novos). Manter também todas as tarefas organizadas faz com que elas sejam mais fáceis de serem identificadas e realizadas. Por isso, mantenha todas as suas anotações em apenas um lugar (uma mistura de celular, computador, aplicativos, bloco de notas, agenda de mão e post-its vão ficar fora de controle). Outra dica é fechar todas as abas da tela do computador e deixar apenas as necessárias para realizar uma tarefa específica.

Algumas ferramentas que me ajudam são:

E claro, tem sempre o bom e velho papel e caneta =) Ou mesmo um caderno de planner ♥

8. Não fique sozinha

Resolver os nossos problemas sozinha é fantástico, mas as vezes é a coisa menos produtiva que você pode fazer. Se você estiver travada numa tarefa por muito tempo, começará a se sentir irritada. Pedir ajuda fará você economizar tempo e energia. Além de se distrair, poder ouvir novas perspectivas sobre o problema e encontrar soluções. Lembre-se que a produtividade é muito influenciada pelos hábitos das pessoas que nos cercam. Por isso, avalie as pessoas presentes na sua vida, tenha cuidado com aquelas que sugam a sua energia e te roubam o entusiasmo. Vale também procurar alguém em quem confie e que irá te apoiar e não te julgar pelo “fracasso”, te ajudando a permanecer no caminho certo (e talvez você possa ajudá-las também!).

9. Não se compare

A produtividade de outra pessoa NÃO TEM NADA A VER COM VOCÊ. Se for para comparar alguma coisa, compare a “você de hoje” com a “você de ontem”.

10. Controle a sua respiração e medite

Concentrar na sua própria respiração acalma e a meditação aumenta o seu foco. A ciência já comprovou que as pessoas que meditam têm mais foco e um estudo do MIT mostrou que 80% das pessoas bem-sucedidas praticam ‘mindfulness’. Eu comecei instalando o app: Head Space, que tem a versão gratuita de meditação guiada em inglês. Existem também meditações guiadas em português no youtube.

11. Saiba responder mensagens de forma produtiva

Vamos imaginar que o seu cliente perguntou onde poderia encontrar algum documento e você não se lembra onde está. Em vez de perder tempo dizendo “Ah, não me lembro muito bem em que pasta está. Daqui a pouco vou verificar e te respondo…”, tente: “Ok, vou verificar e te informo em 15 minutos.” Seja breve e direta.

12. Repense os seus hábitos no celular

Sempre começa com “só vou checar uma notificação rapidinho” e termina com um scrolling infinito pelo feed do Instagram.

1) Estabeleça momentos específicos em que vai checar as mensagens (e só responder as que forem for urgente/importante)

2) Tire o celular do seu campo de visão

3) Faça log out das redes sociais após usá-las

13. Divida as suas tarefas em mini-tarefas

Quanto mais ampla é uma tarefa, mais complicada ela parece. Uma grande tarefa pode ser reorganizada em várias mini-tarefas mais fáceis de serem finalizadas. Por exemplo, para desenvolver esse artigo as tarefas foram:

  1. Brainstorm de ideias para temas do blog
  2. Selecionar os 8 melhores temas
  3. Pesquisar palavras-chave
  4. Busca por referências de conteúdo sobre produtividade
  5. Rascunho do texto
  6. Revisão do artigo
  7. Links, imagens
  8. SEO
  9. Publicar o texto no site
  10. Divulgar nas redes sociais

14. Aprenda a dizer não

É muito comum ter dificuldade de dizer “não”, mas às vezes é preciso. Dizer sim para coisas que não quer fazer, tarefas que não são importantes e atividades que não são relacionadas ao seu objetivo atrasarão o seu progresso.

15. Faça pausas estratégicas

Dê uma volta, converse com alguém, faça algo diferente. Esses momentos te ajudaram a recuperar a sua energia e a melhorar a sua produtividade significamente (você pode programar alarmes no celular para se lembrar das pausas). A técnica Pomodoro sugere blocos de 25 minutos, com intervalos curtos de 5, seguidos por intervalos mais longos depois.  Essa técnica ajuda a eliminar interrupções e a estimar quanto tempo uma determinada tarefa levará. 

16. Aprenda com pessoas que você admira

Identifique profissionais que admira. Siga-os, aprenda com eles, entenda as práticas utilizadas, adote-as e molde-as ao seu comportamento. Você encontrará boas dicas e será mais divertido de implementar.

17. Seja realista com a sua lista de tarefas e saiba definir prioridades

Essa dica comecei a implementar não tem muito tempo. Sempre deixei o meu Trello cheio de tarefas, todas coloridas e organizadas. Porém, não conseguia realizar nem metade e isso me deixava muito frustrada. Eu sei que você provavelmente tem aí alguma lista que está te deixando ansiosa. Se ela for muito longa, você também terá dificuldade de priorizar. Portanto:

  1. Reconheça os itens que são mesmo importantes/urgentes.
  2. Defina apenas 3 prioridades no dia anterior.
  3. As primeiras tarefas a serem realizadas devem ser as mais urgentes ou difíceis .
  4. No final do dia avalie o porque alguma tarefa não foi concluída.
  5. Acrescente algumas tarefas prazerosas e relaxantes no meio das que forem chatas.
  6. Estime o tempo de cada tarefa
  7. Reavalie constantemente a real importância da tarefa naquele momento.
  8. Exclua ou adie tarefas que não seja prioridade.

Gerenciar o seu tempo e as suas tarefas não é apenas montar uma lista. Se manter produtiva diz respeito a sua reação diante de novas ideias e tarefas que aparecem constantemente e de forma inesperada. Para melhorar esse aspecto, leia sobre o método “Eisenhower.

18. Aceite a procrastinação

Entenda que você não é uma máquina de produtividade e tem dias que o seu cérebro e corpo vão obrigar que faça uma pausa. Tem dias que você se sentirá lenta, sem motivação e sem inspiração. E tá tudo bem, é normal. Quando isso acontecer, aceite a situação. Vá ler alguma coisa inspiradora, assistir um filme, ouvir um podcast.

Dica Bônus: Veja fotos de animais fofinhos (?)

Isso é meio doido e você pode não acreditar, mas compartilhar e olhar para fotos de animais fofos na verdade aumenta a atenção. Não acredita em mim? Isso é ciência. Um estudo japonês mediu o desempenho depois de observar animais fofos. Ainda não acredita? Isso irá ajudá-la:

Para ter resultados, é preciso agir e começar a aplicar as dicas na sua rotina diária. Pare de esperar por condições perfeitas para lançar algum projeto e fique atenta para perceber quando uma tarefa está boa o suficiente para ser concluída. A ação imediata alimenta um ciclo de feedback que gera ainda mais ação. 

Lembre-se que mudar hábitos não é uma tarefa fácil e demora um tempo para nos adaptar. Ser mais produtiva tem tudo a ver com a sua personalidade e com as escolhas que faz diariamente. Então reflita: que tipo de pessoa você quer ser daqui pra frente? Somente você pode definir o que significa ser produtiva para você e somente você pode alcançar as metas e objetivos que te farão sentir realizada e feliz!

Eu realmente espero que essas 18 dicas tenham sido valiosas para você. Mas não acredite em nada do que eu falei, teste você mesma! 

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